Componentes

Sistema de apoyo para la toma de decisiones en grupo (GDSS)

Según DeSanctis y Gallupe, un sistema de apoyo para la toma de decisiones de grupo (GDSS) es un interactivo basado en computadora, el cual facilita la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan como un grupo. Los componentes que constan son: hardware, software, recursos humanos y procedimientos. Al unir los componentes de un GDSS es posible realizar juntas cuya temática se relacione con el proceso de toma de decisiones.

Hardware

Para trabajar con un GDSS es necesario contar con requerimientos mínimos de hardware para este tipo de sistemas:

• ·         Un dispositivo de entrada/salida, mediante el cual sea posible darle datos de entrada al sistema y producir una salida. por ejemplo, como dispositivo de entrada puede usarse el teclado o el  mouse  y como dispositivo de salida el monitor de una computadora.
• ·         Un procesador  para realizar los procesos necesarios y generar resultados útiles a quienes toman decisiones. Por lo general, este procesador es una computadora que se encarga de realizar esta tarea.
• ·         Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada/salida y el procesador, que permite la comunicación interactiva entre los miembros del grupo. Por ejemplo, una red local (LAN) que conecte a la computadora o servidor encargado del proceso con las demás terminales que utilizan para permitir la entrada y salida de información.
• ·         Una pantalla o monitores individuales para apreciar las aportaciones que hace cada miembro del grupo o para analizar resultados.

GDSS más complejos pueden tener terminales o computadoras personales para cada persona, varios procesadores centrales, equipos de comunicación a larga distancia y pantallas grandes.

Software

 Además del equipo necesario para obtener un GDSS, se requiere el software adecuado para realizar el proceso de toma de decisiones de grupo. Los componentes del software de un GDSS son:

·         Una base de datos que cuente con información relacionada con la decisión que debe tomarse y que permita la consulta  y búsqueda de temas específicos. por ejemplo, si se requiere tomar una decisión sobre publicidad de un producto, debe contarse con la información sobre ventas anteriores y costos de los diferentes medios publicitarios, entre otras cosas, para tener la capacidad de tomar una decisión correcta.

·         Una base de modelos, la cual se puedan elegir diferentes alternativas para tomar una decisión. por ejemplo, un modelo que permita proyectar las ventas de un producto si se supone diferentes mezclas o alternativas de promoción, publicidad o precio. Estos modelos pueden incluir, entre otros modelos de programación lineal, modelos de inventarios, modelos de simulación y modelos estadísticos.

·         Programas de aplicación específicos para que el grupo los use como procesadores de palabras, graficadores, hojas de cálculo o paquetes estadísticos. Estos programas son muy útiles para la toma de decisiones.

·         Una interfaz flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha asesoría o capacitación.

Un GDSS común puede no tener base de datos, pero los más perfeccionados incluyen base de datos y base de modelos, lenguajes complejos de programación e interfaces con software administrativos como hojas de cálculo, graficadores y paquetes estadísticos.

El software de apoyo a los GDSS puede, además, tener capacidad para correo electrónico, conferencias por computadora y de audio y videoconferencias.

 Recursos Humanos

Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de decisiones, a un operador del GDSS y a un facilitador, quien se encarga de controlar el desarrollo de la junta. En este punto es importante delimitar la función del operador y del facilitador en este proceso:

• ·         El operador del GDSS es la persona que conoce el paquete, sabe cómo funciona y como operarlo. Es el responsable de la operación del equipo y del paquete de software.por su parte el facilitador conoce el potencial del paquete que se está utilizando y, mantiene una posición neutral respecto al grupo, ya que es quien guía a los miembros en el proceso que se realiza. 
• Debe mantener al grupo concentrado en el objetivo de la junta  y ayudar a que se logre la comunicación efectiva. Antes de realizar el proceso de toma de decisiones, debe realizar una junta con el líder del grupo que tomar la decisión para definir los objetivos de la junta, las características de los miembros del grupo, los problemas que puedan presentarse y la información que se requiere.

En ocasiones el operador y el facilitador del procesador de toma de decisiones son la misma persona.

Funciones de las distintas personas que participan en las reuniones grupales

• ·         Líder o facilitador.  El líder es el facilitador del proceso, es quien da instrucciones y dirige el funcionamiento del grupo. También puede ser el responsable de lograr ciertos objetivos durante las sesiones de trabajo, como planear y preparar las reuniones con anticipación, clarificar las ideas que se expondrán durante las sesiones, ya que debe ayudar a la comprensión de todas las propuestas, sugerencias, etcétera.
• ·         Solicitante. (jefe o encargado del grupo). Es la persona que solicita la reunión. Su función es esencial para definir los objetivos de las reuniones de trabajo y seleccionar las actividades que se ejecutarán durante la sesión de toma de decisiones. Cabe mencionar que en ocasiones, el líder y el solicitante pueden ser la misma persona.
• ·         Participantes. Son todas las personas que forman parte del equipo de trabajo. Su función principal es recolectar y proveer información a la junta, para apoyar el cumplimiento del objetivo planeado para el grupo, lo cual normalmente se logra debido al conocimiento y experiencia que tiene el problema planteado.

Procedimientos

 Los procedimientos de que consta un GDSS son los que facilitan el uso eficaz y la operación de la tecnología de los sistemas por parte de los miembros del grupo. Los procedimientos pueden referirse al uso de hardware y software e incluir reglas para el manejo de la discusión verbal entre miembros del grupo o para el flujo de los eventos durante una junta.

A continuación se ilustran las diferentes fases por las que atraviesa una típica reunión de toma de decisiones grupal:

Generación de ideas

 Es un proceso diseñado para generar una lista diversa de posibilidades para un problema en particular. Requiere de la creatividad e inventiva de los involucrados, con el fin de obtener nuevas ideas o ideas ya existentes analizadas con otro enfoque. Un ejemplo es la lluvia de ideas.

 Organización de ideas

 Por el contrario, este es un proceso netamente convergente, que se lleva a cabo con el fin de depurar la información obtenida en la etapa anterior y darle algún orden lógico o definido.

Evaluación de ideas

El propósito de esta etapa es determinar el grado de consenso de un conjunto de alternativas. Es común de los grupos que se constituyen con el fin de discutir, analizar, es decir, se pretende obtener consenso sobre los temas tratados por el grupo. Un ejemplo es la votación del grupo sobre un plan de negocio.

 Análisis y exploración

En esta fase tiene por finalidad clarificar y desarrollar un lenguaje común con las ideas generadas por el grupo, es decir, asegurar que todos los miembros del grupo tengan el mismo nivel de comprensión de las ideas  y decisiones tomadas.

 Administración de la información

 El manejo de estos datos es muy importante para que todo  proceso cooperativo sea documentado. Por ello,  esta fase consiste básicamente en administrar los informes y documentos utilizados en las sesiones grupales para uso posterior.